REGLAMENTOS

SALA DE TEATRO RAFAEL VILLALONA

COMISIONADO DOMINICANO DE CULTURA

 

 

REQUISITOS:

 

Para solicitar la Sala de Teatro Rafael Villalona del Comisionado Dominicano de Cultura en los Estados Unidos, se deben cumplir los siguientes requisitos:

 

  • Solicitudes para eventos de carácter socio-cultural, educativo individual y comunitario.

  • Solicitudes de carácter comercial como: promociones de proyectos, productos, encuentros empresariales, que tengan como base promover el desarrollo institucional y comunitario.

  • No se aceptan solicitudes para actividades con carácter político partidario y/o religioso.  

  • Completar un Formulario de Solicitud y un Formulario de Descargo de Responsabilidad, que pueden ser solicitados vía correo electrónico o personalmente en nuestras oficinas.

  • Enviar los formularios anexos a la correspondencia de solicitud. Enviar información adicional (fotos, afiches, notas de prensas, 1 ejemplar de libro, revista, catálogo, etc.) relativa a la actividad para la cual solicita.

  • La solicitud de la Sala de Teatro Rafael Villalona, deberá ser enviada con 30 días de anticipación (debido al gran número de solicitudes).

  • Disponer del 50% del pago total que deberá depositar a la firma del contrato.

 

Cumplidos los requisitos para de solicitud de la Sala de Teatro Rafael Villalona, la Dirección de Eventos procederá a la aprobación y asignación de fecha solicitada si estuviera disponible. En caso contrario, se sugeriría otras posibles fechas a disposición de acuerdo al Calendario de Actividades.

 

 

DEFINICIÓN Y CARACTERISTICAS DE ACTIVIDADES PARA EL USO DE LA SALA DE TEATRO RAFAEL VILLALONA

 

Según sea la definición y carácter de la actividad para el uso de la Sala de Teatro Rafael Villalona se tomarán en cuenta las siguientes condiciones:

 

ACTIVIDADES O EVENTOS SIN FINES DE LUCRO:

 

La Sala de Teatro Rafael Villalona, se concederá  gratis para toda actividad de carácter socio-cultural y educativa individual y/o comunitario que beneficie a la comunidad dominicana, residente en Los Estados Unidos que no implique cobro, venta de boletas, pagos por inscripción o donación por asistencia. Entre estas actividades mencionamos: reuniones, ruedas de prensa, conferencias, seminarios, talleres, charlas, puestas en circulación/presentación de libros, revistas sociales, presentación de proyectos, lectura de teatro, aperturas de festivales de teatro, poéticos, artísticos, encuentros empresariales, proyección de cine.

 

Sin embargo, los solicitantes deberán contribuir con una donación (mínima de US$200 dólares) y un depósito de US$200.00 en efectivo.

 

ACTIVIDADES O EVENTOS CON FINES DE LUCRO:

 

El precio de la Sala de Teatro Rafael Villalona es de: US$250.00 dólares por tres (3) horas, de lunes a viernes, y un depósito de US$100.00 en efectivo; para actividad o eventos que implique cobro por inscripción, venta de boletas, pagos por inscripción o membresía, donación por asistencia o participación. Entre estas actividades mencionamos: conferencias, seminarios, talleres, charlas, encuentros empresariales, eventos promocionales, presentaciones artísticas, presentaciones de teatro, aperturas de festivales de teatro, poéticos, artísticos, entrega de premios, entregas de reconocimientos, espectáculos en general etc., y organizada por artistas, productores, instituciones culturales y comunitarias.

 

Para actividades aprobadas sábados (no laborable para el personal del Comisionado), adicional a esta suma; el o los organizadores deberán pagar cien dólares (US$100) por concepto de pago (por tres horas) para el personal técnico del Comisionado o personal que esté presente al momento de la actividad.

 

CONTRATO Y FORMA DE PAGO:

 

Una vez aprobada la fecha solicitada, entre el solicitante y el Comisionado Dominicano de Cultura, se firmará un contrato en donde se establecerán todos los clausulas pertinentes al uso de la sala de teatro. El solicitante deberá hacer un depósito (cheque o efectivo), equivalente al 50% o 100%  del monto a pagar o de la donación que registra el Formulario de Solicitud. El 50 % restante deberá ser pagado 24 horas antes de la actividad o evento o la institución se reserva el derecho de suspender la actividad.

 

DE LOS COMPROMISOS DEL COMISIONADO DOMINICANO DE CULTURA

 

El Comisionado Dominicano de Cultura en los Estados Unidos, se reserva el derecho de no ceder la sala a persona(s), grupo(s) y/u organizaciones que:

 

  • Hubieran ocasionado daños morales o daños físicos a la Sala de Teatro Rafael Villalona.

  • Que hubieran promovido el odio, prejuicio, discriminación racial o de género o que haya atentado contra los valores morales y las buenas costumbres durante la celebración de previas actividades.

 

El Comisionado Dominicano de Cultura en los Estados Unidos cederá la Sala de Teatro Rafael Villalona y todo el mobiliario que incluye: 1) El escritorio y sillas en la entradada (Boleteria), 2) Los 132 asientos. 3) El Equipo Técnico y Electrónico en la cabina: (Luces, Audio, Pantalla para proyección y Proyector, Micrófonos, Cables eléctricos y de sonido, Computadora portátil, etc.) 4) El camerino. 5) El escenario y pódium.

 

El Comisionado Dominicano de Cultura en los Estados Unidos, no es responsable ni se compromete a invitar, transportar o movilizar público para que asista a la actividad, sin embargo, puede contribuir a difundir y promover el evento o actividad mediante publicaciones en nuestra página de internet, Facebook, Tweeter únicamente.

 

El Comisionado Dominicano de Cultura entregará previa firma de un Formulario del Director Operativo,  la Sala de Teatro Rafael Villalona al o los organizadores de actividades o eventos, en condiciones óptimas de limpieza y temperatura para la actividad.

 

El Comisionado Dominicano de Cultura en los Estados Unidos solamente pondrá a disposición de los solicitantes el espacio físico de la Sala de Teatro Rafael Villalona. El área y equipos técnicos (fotocopiadora, escritorios, cocina, etc.) de la oficina no se incluyen.

 

Por requerimiento de los dueños del edificio, el pasillo de entrada no podrá ser usado para brindis o cualquier otro tipo de complemento relacionado con la actividad.

 

El Comisionado Dominicano de Cultura puede cancelar cualquier actividad que esté programada en la Sala de Teatro Rafael Villalona por causas de fuerza mayor; previo aviso a los solicitantes.

 

DE LOS COMPROMISOS Y RESPONSABILIDAD DE LOS ORGANIZADORES

 

  • El solicitante es responsable de cumplir a tiempo con el pago equivalente al 50% ó 100% del monto a pagar. Asimismo, es responsable de pagar la donación (ver Formulario de Solicitud). Es responsable de cumplir con el 50 % restante 24 horas antes de la actividad o evento, como estipula el contrato.

 

  • Son responsables de difundir y promover el evento o actividad mediante los medios que considere necesario, así como de la asistencia de sus invitados.

 

  • Son responsables de mantener el orden y limpieza antes, durante y después de finalizar la actividad o evento. Deberán entregar, con carácter obligatorio, la Sala de Teatro en las mismas condiciones de limpieza y organización en que fue entregada por el Coordinador Operativo.

 

  • Son responsables por la atención de los invitados así como de pérdidas materiales que ocurran durante la actividad. En caso de invitados que asistan en compañía de niños, éstos deben estar al completo cuidado y responsabilidad de los adultos.

 

  • Presentar un seguro contra accidentes. En caso de no poseer un seguro en contra de accidentes, leer y firmar el Formulario de Descargo de Responsabilidad.

 

  • Son responsables de informar al Director Técnico en caso de necesitar traer equipos técnicos (sonido, luces, micrófonos, proyector, computadoras, IPod, tabletas, etc.) extras, ya sean propios o rentados para la actividad o evento. Estos equipos deberán ser compatible con la capacidad de voltaje del edificio y con los equipos técnicos de la Sala. Dicha información que se registra en el Formulario del Director Técnico. En caso contrario no se aceptarán estos equipos dentro de la Sala de Teatro.

 

  • Son responsables de comenzar y terminar la actividad o evento, dentro del tiempo establecido en el Formulario de Solicitud y en el Formulario del Director Operativo. Al final de la actividad, tienen 20 minutos extra que usarán para despedir a los asistentesúblico asistente, la organización y limpieza de la sala que se registra en Formulario del Coordinador Operativo.

 

  • Entregar  la sala de teatro, camerinos, cabina de equipos técnicos en el mismo estado de limpieza e higiene como fue recibida por el o los organizadores. Esta información se registra en el Formulario del Director Operativo.

 

En caso de suspensión de la actividad o eventos, deberán notificar por escrito por lo menos con 10 días de anticipación. Tendrán derecho al reembolso estipulado en el contrato o un 50% de la cuota. Un recibo de descargo será emitido.

 

  • Deberán responder por los daños físicos causados durante la actividad o evento, sea de la Sala de Teatro, del edificio o de cualquier propiedad de la institución (piezas de arte, fotografías, equipos electrónicos, mobiliarios de oficina, libros, etc.) Pago que será descontado del 50% o del total pagado y acordado en el contrato y/o el 100 por ciento (100%) de la cuota.

 

 

RESTRICCIONES DE LA SALA DE TEATRO RAFAEL VILLALONA.

Las restricciones de la sala de teatro aplican para todas las actividades o eventos programados y se extiende al uso del pasillo de entrada y pasillo común en el segundo piso.

 

  1. Tener un equipo operativo para el montaje y desmontaje de sus eventos. Dicho equipo será encargado de organizar la sala después de finalizar el evento y entregarlas en las mismas condiciones de limpieza en que fue recibida. Los reglamentos de la sala explican el tiempo que se le asignará. 

 

  1. No se permite pasar al área de oficinas. Solamente el productor/organizador del evento.

 

  1. Llamar al 212-234-8149 para visitas a la sala para montajes de escenografía, prueba de sonido, organización general del evento y se programará a partir de las 2:30 pm. .  No se permitirá entrada a la sala sin previa solicitud al departamento de eventos.

 

  1. No se permite ninguna alteración (no clavar clavos, tornillos en las paredes o el piso del escenario. No  colgar telas en las patas o el telón del escenario.

 

  1. No colgar bajantes en la pared de fondo del escenario de la sala de teatro. Los bajantes a usar deben ser verticales (stand banners).

 

  1. No tocar el telón ni las patas del escenario sin previa autorización del Director Operativo.

 

  1. No se permite fumar ningún tipo de cigarrillo, tabaco, hooka, cigarrillos electrónicos, etc. dentro de la sala, pasillos, baños, pasillo de entrada al edificio, escaleras de emergencia.

 

  1. No se permite comer dentro de la sala ningún tipo de picadera (snacks), barras de chocolate, barras de proteínas.

 

  1. No se permite beber dentro de la sala (sodas, batidas, café, té, jugos naturales, etc,)

 

  1. No se permite gomas de mascar.

 

  1. No se permiten bebidas alcohólicas dentro de la sala.

 

  1. No podrán tocar, manipular o disponer de los equipos técnicos de la Sala de Teatro sin previa autorización del Director Técnico.

 

  1. Vigilar para que sus invitados no salgan al pasillo ni a la calle con vasos conteniendo ningún tipo de bebidas (vino) en caso de que se realice algún brindis en el primer piso.

 

  1. Permanecerán dentro de la Sala de teatro solamente los organizadores y/o el equipo organizador del evento o actividad. Para dar acceso a cualquier persona visitante y que no sea miembro del equipo organizador, se deberá informar al director operativo. 

 

 

ENSAYOS GENERALES DE ACTIVIDADES PROGRAMADAS EN LA SALA

 

Presentaciones artísticas, presentaciones de teatro, aperturas de festivales de teatro, poéticos, artísticos, entrega de premios, entregas de reconocimientos, etc., aprobados y programados en el calendario de actividades disponen de tres (3) horas para realizar un ensayo general en mismo día de la actividad. En tal sentido, el o los organizadores dispondrán de la sala de teatro a partir de las 2:30 de la tarde para comenzar el montaje.

 

SOLICITUD DE ENSAYOS COMPAÑÍAS DE TEATRO, PRODUCTORES, DIRECTORES Y ACTORES SIN FINES DE LUCRO

 

Las solicitudes para reuniones, trabajos de lectura en mesa, ensayos regulares, lectura actuada sin fines de lucro, que se presentarán al público gratis, dentro de la Sala de Teatro Rafael Villalona, deben cumplir con los requisitos. La Sala de Teatro Rafael Villalona estará disponible de 2:00 pm a 6:00 pm sin costo alguno, por un espacio de dos (2) horas. Solamente dispondrán del escenario y camerino así como el uso de iluminación general. Los equipos técnicos de la cabina no estarán a disposición.

 

 

DE LOS COMPROMISOS DEL COMISIONADO DOMINICANO DE CULTURA

 

Aprobar la solicitud de ensayo. Coordinar con el Director Técnico y el Director Operativo sobre las fechas asignadas.

 

Completar el Formulario de Solicitud de Ensayo. Anexar copia del plano de la Sala de Teatro con salidas de emergencia. Informar a los solicitantes sobre las salidas de emergencias.

 

Solicitar información sobre seguro en contra de accidentes de la producción. Entregar el Formulario de Descargo de Responsabilidad.  

 

El Comisionado Dominicano de Cultura entregará la Sala de Teatro Rafael Villalona al o los productores/directores/actores en condiciones óptimas de limpieza y temperatura para ensayo.

 

SOLICITUD DE ENSAYOS COMPAÑÍAS DE TEATRO, PRODUCTORES, DIRECTORES Y ACTORES CON FINES DE LUCRO

 

  • Los solicitantes son responsables de cumplir a tiempo con el pago de la Sala de Teatro.

 

  • Completar el Formulario de Solicitud de Ensayo y solicitar información sobre salidas de emergencia. Informar a los solicitantes sobre las salidas de emergencias.

 

  • Leer y firmar el Formulario de Descargo de responsabilidad de accidentes por caídas, heridas, lastimaduras.

 

  • Mantener el orden y limpieza antes, durante y después de finalizar el ensayo.

 

  • Son responsables por la atención y comportamiento del elenco así como de pérdidas materiales que ocurran durante el ensayo. En caso de miembros del elenco asistan en compañía de niños o adolescentes, éstos deben estar bajo supervisión, cuidado y responsabilidad de los adultos.

 

  • Son responsables de informar al Director Técnico en caso de necesitar traer equipos técnicos (sonido, luces, micrófonos, proyector, computadoras, IPod, tabletas, etc.) propios o rentados para ensayo. Estos deberán ser compatible con la capacidad de voltaje del edificio. Información que se registra en el Formulario del Director Técnico. En caso contrario no se aceptarán estos equipos dentro de la Sala de Teatro.

 

  • Son responsables de comenzar y terminar el ensayo dentro del tiempo establecido en el Formulario de Solicitud de Ensayo. Al final de la actividad, dispondrán de 5 minutos extra que usarán la organización,  limpieza y salida de la Sala. Información que se registra en el Formulario del Director Operativo.

 

  • Entregar la sala de teatro, camerinos, cabina de equipos técnicos en el mismo estado de limpieza e higiene como fue recibida.  Información que se registra Formulario del Director Operativo.

 

  • Notificar por escrito sobre la suspensión del ensayo por lo menos con 24 horas de anticipación. Actividades con fines de lucro, tienen derecho al reembolso de un 50 % del depósito o pago total. Un recibo de descargo será emitido.

 

  • Deberán responder por los daños físicos causados durante el ensayo, ya sea de la sala de teatro, del edificio o de cualquier propiedad de la institución (piezas de arte, fotografías, equipos electrónicos, mobiliarios de oficina, libros, etc.). Cantidad que se ajustará de acuerdo a la magnitud del daño ocasionado.

 

  • En caso de solicitar ensayos en días u horas fuera del horario de trabajo del personal del Comisionado, las compañías de teatro, productores, directores o actores, deberán pagar el tiempo (por horas) al personal que se encuentre disponible y cubra las horas de ensayos.

 

 

PROMOCION IMPRESA

El Comisionado Dominicano de Cultura se reserva todos los derechos de colocar promoción impresa (banners, afiches, tarjetas). Sin embargo, los organizadores pueden solicitar con tiempo para colocar su promoción impresa tanto en la vitrina colgante del pasillo principal como en la boletería de la sala.

DE REEMBOLSOS

Todos los reembolsos serán convenidos, procesados y ejecutados por el Departamento Administrativo en tiempo pertinente.

 

RESTRICCIONES DE LA SALA DE TEATRO RAFAEL VILLALONA.

Las restricciones de la sala de teatro aplican para todas las actividades o eventos programados y se extiende al uso del pasillo de entrada y pasillo común en el segundo piso.

 

  1. Tener un equipo operativo para el montaje y desmontaje de sus eventos. Dicho equipo será encargado de organizar la sala después de finalizar el evento y entregarlas en las mismas condiciones de limpieza en que fue recibida. Los reglamentos de la sala explican el tiempo que se le asignará. 

 

  1. No se permite pasar al área de oficinas. Solamente el productor/organizador del evento.

 

  1. Llamar al 212-234-8149 para visitas a la sala para montajes de escenografía, prueba de sonido, organización general del evento y se programará a partir de las 2:30 pm. .  No se permitirá entrada a la sala sin previa solicitud al departamento de eventos.

 

  1. No se permite ninguna alteración (no clavar clavos, tornillos en las paredes o el piso del escenario. No  colgar telas en las patas o el telón del escenario.

 

  1. No colgar bajantes en la pared de fondo del escenario de la sala de teatro. Los bajantes a usar deben ser verticales (stand banners).

 

  1. No tocar el telón ni las patas del escenario sin previa autorización del Director Operativo. Formulario

 

  1. No se permite fumar ningún tipo de cigarrillo, tabaco, hooka, cigarrillos electrónicos, etc. dentro de la sala, pasillos, baños, pasillo de entrada al edificio, escaleras de emergencia.

 

  1. No se permite comer dentro de la sala ningún tipo de picadera (snacks), barras de chocolate, barras de proteínas.

 

  1. No se permite beber dentro de la sala (sodas, batidas, café, té, jugos naturales, etc,)

 

  1. No se permite gomas de mascar.

 

  1. No se permiten bebidas alcohólicas dentro de la sala.

 

  1. No podrán tocar, manipular o disponer de los equipos técnicos de la Sala de Teatro sin previa autorización del Director Técnico.

 

  1. Vigilar para que sus invitados no salgan al pasillo ni a la calle con vasos conteniendo ningún tipo de bebidas (vino) en caso de que se realice algún brindis en el primer piso.

 

  1. Permanecerán dentro de la Sala de teatro solamente los organizadores y/o el equipo organizador del evento o actividad. Para dar acceso a cualquier persona visitante y que no sea miembro del equipo organizador, se deberá informar al director operativo. 

Franklin Mateo

Director de Eventos

Derechos Reservados © 2016. Comisionado Dominicano de Cultura.

Comisionado: Lic. Carlos Sánchez

 

  • Facebook Social Icon
  • Twitter Social Icon
  • YouTube Social  Icon
  • Instagram Social Icon